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契约锁“互联网+印章”管控模式高效安全用章

  一方面,互联网办公模式颠覆了传统办公习惯,实现了审批意见在线交换、信息流转在线跟进;它为企业节约时间、人力等成本的同时,减少人为操作带来的失误多、效率低的情况,推进企业整体运营进展;

  而另一方面,随着互联网技术不断渗透到企业运营中,文件在线发起、审批,流程在线提交、批复,货款在线转账、核对……唯独签字盖章环节“脱节”,使企业运营暗藏风险隐患……

  借助业务管理系统完成审批流程的合同等重要文件需要打印后线下盖章。为了确保打印文件与盖章文件一致,印章管理员盖章前需逐一核对文件一致性。线上与线下文件内容对比不仅费时费力,还易产生疏忽(甚至渎职)。

  实体印章需要专人保管、固定场所存管,被挪用、盗用、越权使用等情况难以杜绝,企业难于防范由此带来的安全隐患。

江苏快3开奖结果   此外,由于实体印章外观容易被复制,印鉴真伪鉴定常常在纠纷产生后用于限定权责,印章真伪鉴定滞后滋生印章管理违规甚至违法等乱象。

江苏快3开奖结果   对于跨区域经营的企业来说,分支机构用章与集团总部管章难以统一。总部收归物理印章,则分部业务经营易受限制,分部自主用章,则总部很难及时审计用章。

  一言以蔽之,物理印章使用模式在日益互联网化的现代化办公模式之下,逐渐显现出使用效率低、风险控制难等不足,人为管章这件“小事”不可“小视”。

  电子印章是以数字签名和信息加密技术为核心的印章使用模式。根据《电子签名法》规定,使用可靠的电子签名签署的电子合同具备与纸质合同盖章同等的法律效力。

  通过在业务管理系统中添加电子印章功能,可实现企业业务合同等文件发起、审批、签字盖章、归档全程在线;免去文件打印前后、盖章前后的人工核对内容一致性,减少人为操作失误率、提升整体业务效率。

  契约锁通过角色设置与权限管控,帮助解决违规用章乱象。根据合同盖章流程设定,为不同部门、不同职务赋予工作人员相应权限。

江苏快3开奖结果   普通员工可在线申请盖章,部门领导、法务、印章管理员等可根据流程节点配置审批、盖章等权限。合同盖章操作全程留痕可追溯,监督参与人员操作过程、为审计提供有效凭证。

  电子印章签署时,签署人需首先经过CA身份认证并颁发唯一性数字证书才可获权盖章或签字,因而电子印章用印后的文件具备身份可识别、不可抵赖等特性。合同一经篡改,数字证书即被破坏。因而通过在线查验数字证书完整性即可快速鉴定合同文件完整性。

  当前,我国整正处于从物理印章使用向电子印章应用快速过渡的阶段,短期内无法避免物理印章使用和纸质合同归档的问题。通过保障电子印章打印输出时也能确保合同真伪可鉴别能进一步推进企业应用和推广电子合同。

  企业使用电子印章签署完成的电子合同可借防伪打印功能输出为纸质合同。由于打印出的文件上有唯一性的防伪标识,一方面可确保打印出的文件内容与电子合同保持一致,另一方面通过识别防伪标识能快速鉴定真伪,因而可规避文件篡改等情况。

  那么,针对部分必须使用物理印章的情况怎么办呢?例如:分公司印章自主存管而总部难于管控、部分商务活动需印章外借、线下面签等情况……

  借助物联网技术,将物理印章置于智能硬件设备中、借助软件系统控制印章使用时间、使用次数的方案可以解决物理印章使用过程的管控问题。

  上述印章使用与管理方案,借助互联网技术跨时间、跨地域的优势,解决了物理印章管理在效率、成本、风控等方面不足。

  同时,电子印章应用减少印章使用与管理环节人为参与机会,流程化的用章管章模式实现盖章人、盖章文件、盖章时间、盖章次数等度、一体化管控,从而提升企业印章使用与管理水平、促进印章管理“收放自如”、印章使用“快而有序”!


花边星闻
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